Kako napisati izveštaj? Najvažnija pravila

Šta je izveštaj?

Može imati usmeni ili pisani oblik i najčešće je namenjen nadređenima, klijentima, institucijama, investitorima ili kontrolnim organima.

Glavni cilj izveštaja jeste prenošenje konkretnih informacija o određenom problemu, procesu ili događaju. Izveštaj, između ostalog, može da posluži za:

• sumiranje aktivnosti,
• predstavljanje rezultata istraživanja,
• analizu podataka,
• procenu situacije,
• ukazivanje na nepravilnosti,
• predstavljanje preporuka,
• praćenje napretka rada,
• dokumentovanje toka projekta.

U praksi izveštaj prvenstveno ima informativnu i odlučivačku funkciju – omogućava čitaocu da izvede zaključke i preduzme određene aktivnosti.

Koje osobine ima dobar izveštaj?

Bez obzira na vrstu izveštaja, dokument treba da ispuni nekoliko osnovnih zahteva.

• Preciznost – izveštaj treba da sadrži isključivo konkretne informacije koje se odnose na obrađenu temu. Treba izbegavati nejasne formulacije i uopštavanja.
• Činjeničnost – sadržaj mora biti sažet, logičan i uređen, a svaka informacija treba da bude obrazložena i zasnovana na podacima.
• Objektivnost – izveštaj ne sme da se zasniva na ličnim stavovima autora. Zaključci treba da proizlaze iz činjenica, analiza ili rezultata istraživanja.
• Doslednost – dokument treba da ima ujednačenu strukturu, stil i način predstavljanja informacija.
• Preglednost – dobro pripremljen izveštaj omogućava brzo pronalaženje najvažnijih informacija (korišćenjem sadržaja, naslova i poglavlja).
• Jezička i stručna ispravnost – izveštaj ne sme da sadrži jezičke, stilske i činjenične greške. Pogrešni podaci ili neprecizni zaključci mogu dovesti do donošenja pogrešnih odluka.

Kako napisati izveštaj?

Priprema izveštaja zahteva uređivanje informacija, odgovarajuću strukturu i jasno i objektivno predstavljanje podataka.

1. Određivanje teme i cilja izveštaja – najpre treba utvrditi na šta se izveštaj odnosi, koji problem analizira, zbog čega nastaje i ko će ga čitati. Od toga zavise obim informacija i jezik dokumenta.
2. Prikupljanje i uređivanje podataka – izveštaj treba da se zasniva na pouzdanim izvorima i konkretnim podacima. To mogu biti rezultati istraživanja, statistički podaci, finansijski podaci ili zapažanja. U ovoj fazi treba izdvojiti najvažnije informacije i ukloniti nepotrebne podatke koji nisu povezani sa temom izveštaja.
3. Priprema strukture izveštaja – pre početka pisanja korisno je napraviti plan dokumenta i podeliti ga na tematske celine. Tako će izveštaj biti logičan i pregledan.
4. Pisanje sadržaja izveštaja – sadržaj dokumenta treba da predstavi činjenice, objasni odnose, prikaže podatke i vodi do konkretnih zaključaka. U izveštajima se često koriste tabele, grafikoni i dijagrami.
5. Uređivanje formata – izveštaj treba da ima pregledan grafički raspored koji olakšava čitanje. Korisno je koristiti naslove i poglavlja, liste sa oznakama ili numerisane liste, kao i isticanje najvažnijih informacija. Najčešće se koriste sans-serif ili serifni fontovi veličine 11–12 pt, uz prored 1,15–1,5.
6. Izrada zaključaka i preporuka – završni deo izveštaja treba da sadrži sažetak najvažnijih nalaza. Ako priroda dokumenta to zahteva, mogu se dodati preporuke za aktivnosti, predlozi promena ili procena rizika.
7. Provera izveštaja – pre predaje dokument treba proveriti tačnost podataka, usklađenost zaključaka sa analizom, doslednost zapisa, potpunost izvora i jezičku i tehničku ispravnost.

Kakva treba da bude struktura izveštaja?

Mnogo toga zavisi od vrste izveštaja, ali najuniverzalnija struktura izgleda ovako:

1. Naslovna strana – sadrži osnovne informacije koje identifikuju izveštaj, kao što su naslov, autor, primalac (ako je potreban), datum i mesto izrade dokumenta.
2. Sažetak – kratak prikaz najvažnijih informacija, rezultata i zaključaka.
3. Sadržaj – uređen spisak poglavlja i potpoglavlja sa brojevima stranica.
4. Uvod – uvod u temu izveštaja, predstavljanje konteksta, obima analize i osnovnih metodoloških pretpostavki.
5. Glavni deo – ključni deo izveštaja koji obuhvata opis problema, analizu podataka, tok istraživanja ili događaja, kao i njihove posledice i tumačenje.
6. Zaključci – sažetak koji direktno proizlazi iz sprovedene analize.
7. Preporuke – predložene aktivnosti, rešenja ili naredni koraci.
8. Bibliografija – spisak svih izvora korišćenih pri izradi izveštaja.
9. Prilozi – dodatni materijali koji dopunjuju izveštaj, na primer detaljni rezultati istraživanja, tehnička dokumentacija ili drugi izvori koji su preobimni za glavni deo dokumenta.

Vrste izveštaja

Možemo izdvojiti nekoliko vrsta izveštaja, a podela zavisi od njihove namene, karakteristika ili promenljivih elemenata. Izveštaje, dakle, delimo prema:

Obimu izveštaja:

• kratki (izvršni) – do 10 stranica (sažete i pregledne informacije),
• dugački (prošireni) – više od 10 stranica (detaljna analiza problema i veći obim podataka).

Sadržaju izveštaja:

• informativni – predstavlja činjenice i podatke,
• analitički – sadrži tumačenje podataka i zaključke,
• naučni – zasniva se na istraživanju i naučnoj metodologiji,
• tehnički – odnosi se na tehnička ili tehnološka pitanja,
• finansijski – obuhvata finansijske i ekonomske podatke,
• periodični – izrađuje se redovno, na primer nedeljno ili kvartalno.

Cilju izveštaja: izveštaj može biti, na primer, kontrolni, marketinški, prodajni, izveštaj o incidentu, istraživački ili revizorski.

Primer izveštaja

U nastavku je pojednostavljen primer izveštaja u skraćenom obliku.