Pozdravne formule u imejlu – kako ih pravilno koristiti?

Pozdravne formule u imejlu – šta je jezička etikecija?

Drugim rečima, korišćenje pravilnih uvodnih i oproštajnih formula pokazuje primaocu da smo vaspitani i da znamo kako da komuniciramo u formalnom kontekstu.

Vreme kada se poslovna korespondencija uglavnom odvijala putem pisama odavno je prošlo. Danas dominira komunikacija imejlom. Većina nas tokom radnog dana šalje desetine poruka saradnicima, poslovnim partnerima ili nadređenima.

Nažalost, uprkos iskustvu u pisanju korespondencije, mnogi i dalje prave veliki broj grešaka, najčešće zbog neznanja – a to može odbiti primaoca.

Pravilna struktura formalnog imejla

Svaka poruka treba da se sastoji od tri elementa:

• uvoda (pozdrava);
• glavnog dela poruke (to može biti pitanje, reklamacija ili obaveštenje);
• završetka.

U ovom tekstu nećemo se usredsrediti na središnji deo, odnosno na samu poruku. Ovde samo podsećamo da, bez obzira na to kome se obraćate, treba poštovati jezičku etikeciju – obraćati se kulturno, bez vređanja i prisiljavanja druge osobe na određenu odluku ili postupak.

Pre nego što analiziramo pozdravne formule na početku i kraju poruke, najpre treba da odredimo ko je primalac. Pomoći će vam sledeća pitanja:

• Da li poznajem tu osobu? (ne nužno lično – odnosno, da li smo već razmenjivali poruke?);
• Kakav je status primaoca? (profesor, nadređeni, saradnik ili službenik?);
• Da li znam kako se osoba rodno identifikuje?;
• Koliko osoba ima godina? (da li je moj vršnjak, mlađa ili starija?).

Kada odgovorite na ova pitanja, lakše ćete odabrati odgovarajuće uvodne i oproštajne formule. Važno je da se one međusobno uklapaju, odnosno da početak i kraj poruke budu na sličnom nivou formalnosti.

Uvodne pozdravne formule

Svaku poruku treba pravilno započeti. Prelazak odmah na suštinu prihvatljiv je samo kada nastavljate već započetu prepisku. Kada se nekome obraćate prvi put, uvod ne treba izostaviti.

Koje pozdravne formule mogu da se nađu na početku imejla?

• Poštovana gospođo / Poštovani gospodine – kada znate pol ili način obraćanja primaoca;
• Poštovani ili Poštovani/a – kada ne znate ko će pročitati poruku, na primer kada pišete na opštu adresu kompanije;
• Poštovana direktorka / Poštovani direktore – kada znate funkciju i rang primaoca; titulu možete navesti i bez dodatka „poštovana“ ili „poštovani“ ako kontekst to dopušta;
• Gospođo Jovanović / Gospodine Petroviću – kada poznajete osobu ili ste sa njom već razmenjivali poruke;
• Drage koleginice i kolege / Dragi timе – kada se obraćate grupi saradnika i želite manje formalan ton;
• Dobar dan – univerzalan i prihvatljiv pozdrav, bez obzira na to kada će primalac pročitati poruku.

Da li je greška početi formalni imejl sa „Zdravo“ ili „Ćao“?

U formalnoj prepisci često se javlja nedoumica oko previše neformalnih pozdrava, kao što su „Zdravo“ ili „Ćao“. Takav početak može delovati previše prisno kada se obraćate osobi koju ne poznajete, nadređenom ili službenoj instituciji. Iako su ovi pozdravi sasvim prirodni u svakodnevnoj i kolegijalnoj komunikaciji, u formalnom imejlu bolje je izabrati „Poštovani/a“ ili „Dobar dan“.

Pozdrav treba uskladiti sa odnosom koji imate sa primaocem i sa svrhom poruke. Ako niste sigurni, bolje je odabrati nešto formalniju varijantu nego previše opuštenu.

Interpunkcija i oblik uvodne formule

Posle uvodne formule najčešće se stavlja zarez, a u neformalnoj komunikaciji moguća je i kombinacija sa uzvičnikom, na primer „Ćao, Ana!“. Zatim ostavljamo prazan red, a glavnu poruku započinjemo malim slovom kada se rečenica gramatički nastavlja. Ako uvod završite tačkom, glavna poruka počinje velikim slovom. Najvažnije je da izabrani oblik bude dosledan i prirodan u datom kontekstu.

Oproštajne formule

Uvod i glavni deo poruke su spremni, pa je vreme za završetak. Koje oproštajne formule su prikladne u formalnom imejlu?

• S poštovanjem;
• Srdačan pozdrav;
• Primite izraze mog poštovanja – veoma formalna formula koja u svakodnevnoj komunikaciji može zvučati zastarelo.

Da li je „Pozdrav“ previše neformalan?

Nedoumice se ne odnose samo na početak poruke. Da li je „Pozdrav“ ili „Srdačan pozdrav“ neprikladan? Ne nužno. Može se uspešno koristiti u poluformalnoj ili kolegijalnoj prepisci, naročito kada poruku započinjete sa „Dobar dan“ ili se već dobro poznajete. Ipak, u strogo formalnim imejlovima sigurniji izbor su „S poštovanjem“ ili „Srdačan pozdrav“.

Interpunkcija i potpis

Posle oproštajne formule obično se ne stavlja zarez ni tačka. U sledećem redu navodimo potpis, odnosno puno ime i prezime, čak i kada primalac zna ko mu piše na osnovu adrese ili prikazanih podataka pošiljaoca.

Primer formalnog imejla

U nastavku je primer formalnog imejla koji prati smernice iz ovog teksta:

Poštovani,

drago mi je što ste pročitali ovaj tekst. U nastavku šaljem kratak pregled najvažnijih zaključaka, koji vam mogu biti korisni. Hvala na pažnji i stojim vam na raspolaganju za buduću saradnju.

S poštovanjem

Jelena Jovanović