Kako napisati imejl? Sve što treba da znate!
Danas svakodnevno šaljemo i primamo desetine imejlova – kako privatnih, tako i poslovnih. Pišemo prijateljima, klijentima, kolegama i profesorima. Kontaktiramo institucije i prijavljujemo se za posao – elektronska pošta koristi se u svim tim situacijama. Zato je pravilno formulisanje poruka veoma važno. U ovom članku objašnjavamo kako napisati imejl i na šta treba obratiti pažnju.
Šta je imejl?
Imejl je poruka koja se šalje u okviru komunikacije putem elektronske pošte. Može služiti za slanje tekstualnog sadržaja, ali i multimedijalnih materijala.
Komunikacija imejlom popularna je u formalnim i neformalnim odnosima, koje odlikuje nešto opušteniji stil.
Imejlovi su neizostavan deo poslovne komunikacije u većini kompanija. Zaposleni ih koriste za međusobnu komunikaciju unutar organizacije, kao i za kontakt sa spoljnim saradnicima i drugim osobama van kompanije.
U praksi imejl danas ima i dokumentacionu funkciju – često predstavlja potvrdu dogovora, odluka ili prenetih informacija.
Zato je korisno poznavati osnovna pravila pisanja i jezičke etikete. To će značajno olakšati pravilno vođenje poslovne i privatne prepiske.
Pisanje imejla – odakle početi?
Prvi korak jeste da odredite karakter poruke. Privatni imejl upućen prijatelju ili prijateljici imaće potpuno drugačiji oblik od poslovnog imejla poslatog poslodavcu.
Najvažnije je, dakle, kakav odnos postoji između pošiljaoca i primaoca. Ako ga pravilno procenite, izbeći ćete faux pas već na početku.
Kako napisati imejl? Najvažniji elementi
Ključna je sposobnost primene odgovarajuće strukture poruke.
Dobro organizovan sadržaj primaocu olakšava brzo razumevanje poruke i pronalaženje najvažnijih informacija. Neodgovarajuća struktura može učiniti komunikaciju nepreglednom ili nejasnom.
Na koje elemente treba obratiti pažnju prilikom pisanja imejla?
Naslov
Naslov treba da sadrži ključnu temu zbog koje se obraćate primaocu. Ako sa njim treba da razgovarate o više različitih pitanja, korisno je da ih razdvojite u zasebne niti i svaku odgovarajuće opišete.
Tako će informacije biti bolje organizovane, a samim tim i lakše za pronalaženje. Osim toga, odvojene niti za svako pitanje smanjuju rizik da važna poruka bude previdena i izgubljena među ostalim informacijama.
Primer naslova: Prijava za radno mesto copywritera
Pozdrav
Nakon određivanja teme poruke možete preći na pozdrav. Njegov oblik zavisi od odnosa sa primaocem i karaktera prepiske.
Ako ne znate ko će pročitati vašu poruku, najbolje je upotrebiti opšti formalni pozdrav, na primer Poštovani ili Poštovane dame i gospodo. Ako znate funkciju, zvanje, titulu ili položaj primaoca, možete izabrati precizniji oblik, na primer Poštovani profesore.
U neformalnoj prepisci kao uvodni pozdrav možete jednostavno upotrebiti ime, na primer: „Dobar dan, Milice”.
Pravilo upotrebe pozdrava odnosi se na prvu poruku u prepisci sa određenim primaocem. U narednim porukama njegovo ponavljanje nije neophodno.
Glavni sadržaj
Nakon pozdrava možete preći na glavni deo poruke. Ako niste sigurni kako da napišete imejl, potrudite se da način izražavanja bude sažet, razumljiv primaocu i precizno povezan sa razlogom obraćanja. Tako ćete izbeći nesporazume.
Vodite računa o preglednoj strukturi. Najpre se usredsredite na opis u kojem ćete navesti i istaći najvažnije informacije, a tek zatim dodajte eventualna pitanja ili molbu da primalac preduzme očekivanu radnju.
Dobra je praksa da još jednom pročitate pripremljeni sadržaj. Tako ćete proveriti da li je smisao poruke pravilno prenet i da li je neka važna informacija izostavljena. U ovoj fazi možete uočiti i eventualne greške.
Završetak
Pre nego što imejl konačno završite potpisom, upotrebite odgovarajuću završnu formulu.
Kao i kod pozdrava, prilikom izbora završnog izraza posebno obratite pažnju na odnos koji imate sa primaocem.
U zavisnosti od toga šta je najprikladnije za konkretnu prepisku, možete koristiti izraze kao što su: S poštovanjem, Srdačan pozdrav ili nešto opušteniju varijantu – Srdačno. Ipak, imajte na umu da se između završnog pozdrava i potpisa ne stavlja zarez.
Pisanje imejla i pravilno zapisivanje
Odgovarajući način pisanja imejla pokazuje profesionalnost i poštovanje prema primaocu. U nastavku su najvažnija pravila koja bi trebalo primenjivati u svakodnevnoj prepisci:
Interpunkcija nakon pozdrava
Nakon pozdrava, na primer Dobar dan ili Poštovana gospođo, najčešće se stavlja zarez, a glavni deo poruke počinje u novom redu malim slovom:
Poštovana gospođo,
hvala vam na poslatoj ponudi…
Druga mogućnost je da nakon uvodnog pozdrava upotrebite uzvičnik, čime narednu rečenicu možete početi velikim slovom:
Dobar dan!
Hvala vam na poslatoj ponudi…
Interpunkcija nakon pozdrava na kraju poruke
Uz završni pozdrav, na primer S poštovanjem ili Srdačan pozdrav, ne stavljaju se ni zarez ni tačka. U narednom redu treba da stoji potpis – ime i prezime, čak i kada primalac zna ko je pošiljalac na osnovu konteksta ili imejl adrese. To je znak dobrog tona i preglednosti prepiske:
S poštovanjem
Marko Jovanović
Izbegavajte pozdrav Poštovanje
Izraz Poštovanje često se koristi, ali nije najprikladniji u imejl prepisci. Može ostaviti utisak da pošiljalac zauzima nadređen položaj u odnosu na primaoca, pa ga je u poslovnoj i zvaničnoj komunikaciji bolje zameniti neutralnijim oblicima:
Dobar dan
Poštovana gospođo
Poštovani
Kako napisati imejl? Primeri
Naslov imejla: Seminarski rad – Marko Jovanović, klinička dijetetika, treća godina
Poštovani profesore,
student sam treće godine kliničke dijetetike na Univerzitetu u Beogradu.
U prilogu vam šaljem seminarski rad iz predmeta Anatomija čoveka.
S poštovanjem
Marko Jovanović
Naslov imejla: Rezervacija smeštaja – Hrvatska 2025.
Ćao, Anja!
Kako si? Nadam se da si se konačno oporavila. 🙂
Reci mi, molim te, da li si već rezervisala smeštaj za naše putovanje u Hrvatsku? Možeš li da mi pošalješ detalje?
Jedva čekam da budemo tamo!
Pozdrav
Natalija
Sada znate kako da napišete imejl, na šta treba obratiti pažnju i kojih pravila se treba pridržavati. Preostaje vam samo da stečeno znanje primenite u praksi.
Rezime
- Imejl je poruka koja se šalje u okviru komunikacije putem elektronske pošte.
- Prilikom pisanja imejla posebno obratite pažnju na odnos sa primaocem – tonu i obliku poruke treba da prilagodite upravo tom odnosu.
- Ne zaboravite na naslov imejla. To je veoma važan element koji primaocu već na prvi pogled omogućava da prepozna temu vašeg obraćanja.
- I uvodni i završni pozdrav prilagodite primaocu. Ako niste sigurni koja je od ponuđenih varijanti odgovarajuća, izaberite formalniju i učtiviju opciju.
- Prilikom pisanja glavnog dela imejla vodite računa o preglednoj strukturi. Najpre navedite i istaknite najvažnije informacije, a tek zatim dodajte eventualna pitanja ili molbu da primalac preduzme očekivanu radnju.
Оставите одговор